In deze privacyverklaring geven wij een toelichting op de wijze waarop wij persoonsgegevens verzamelen en gebruiken. Deze verklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die wij met betrekking tot u verwerken wanneer u actief betrokken bent bij een van onze activiteiten.

Wie zijn wij
Geloven in de Stad is een netwerk van kerken en christelijke organisaties in Haarlem en omgeving.
De Stichting Geloven in de Stad ondersteunt het netwerk bij de realisatie van de statutaire doelstellingen, die erop gericht zijn om mensen en organisaties te verbinden en deelnemende kerken en organisaties te ondersteunen, daarbij zoekend naar samenwerking tussen mensen en organisaties uit alle maatschappelijke geledingen.
Mede namens het netwerk verwerkt de Stichting Geloven in de Stad (hierna te noemen: Geloven in de Stad) persoonsgegevens. Wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren.

Wij respecteren uw privacy en houden ons aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Wij delen uw gegevens niet met andere organisaties buiten het netwerk en verkopen deze uiteraard ook niet.
Het bestuur van Geloven in de Stad is verantwoordelijk voor het verwerken van persoonsgegevens.

Welke soorten persoonsgegevens verwerken wij en hoe verzamelen wij deze
1. Algemene persoonsgegevens
Contactgegevens / registratiegegevens / betaalgegevens
We leggen uw voor- en achternaam, woonadres, mobiele en/of vaste telefoonnummer en e-mailadres vast.
Deze gegevens verwerken wij als u zich aanmeldt als vrijwilliger voor of deelnemer aan één van de activiteiten van Geloven in de Stad zelf of één van de activiteiten waarbij Geloven in de Stad de lokale partner is. Daarnaast verwerken wij deze gegevens als u zich aanmeldt voor een door Geloven in de Stad georganiseerde cursus, seminar, studiedag of conferentie.
Ook als u contact met ons opneemt via het contactformulier op onze website kunnen de bovengenoemde persoonsgegevens worden verwerkt. Dit doen wij om u zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn. Tenslotte worden deze persoonsgegevens vastgelegd als u een inschrijfformulier of een incassomachtigingsformulier invult. Hierbij leggen we naast bovengenoemde persoonsgegevens ook het IBAN-nummer en  – indien van toepassing – de frequentie van ondersteunen vast.
Bij deelname aan een activiteit leggen wij ook de voor dat project noodzakelijke specifieke gegevens via het inschrijfformulier vast, bijvoorbeeld geboortedatum, kledingmaat en contactgegevens voor noodgevallen.

Daarnaast kunnen wij voor een aantal vrijwilligerstaken een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) verlangen. Zowel op de website als in vacaturemeldingen wordt aangegeven wanneer betrokkene verplicht is een VOG te overhandigen.

Gegevens vanuit gebruik website of webprogramma’s
De website van Geloven in de Stad maakt geen gebruik van cookies.

Voor het informeren van vrijwilligers en/of deelnemers kunnen wij gebruik maken van de service van MailChimp. Dit is een webprogramma waarmee wij eenvoudig nieuwsbrieven kunnen maken en versturen. Wij kunnen monitoren of iemand een nieuwsbrief opent.

2. Bijzondere persoonsgegevens
Religieuze voorkeur
Omdat Geloven in de Stad een netwerk van kerken en christelijke organisaties is, ligt bijna per definitie vast dat de persoon waarnaar de persoonsgegevens verwijzen een religie of geloofsovertuiging aanhangt. Indien dit bekend is, leggen wij hierbij tevens vast welke kerk de betrokkene bij voorkeur bezoekt.

Andere bijzondere persoonsgegevens kunnen alleen verwerkt worden als daar een wettelijke basis voor is. Op dit moment is dat niet het geval.

Van wie verwerken wij persoonsgegevens
Wij verwerken persoonsgegevens van mensen met wie wij een directe of indirecte relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van vrijwilligers die in de netwerkorganisatie en bij activiteiten van Geloven in de Stad (rechtstreeks of als lokale partner) betrokken zijn of willen worden, deelnemers die zich inschrijven voor een cursus, seminar, studiedag of conferentie, van derden met wie wij via het netwerk van Geloven in de Stad in contact zijn gekomen of willen komen, of van mensen die een gift hebben gegeven.

Voor welke doelen gebruiken wij persoonsgegevens
Gericht op de netwerkdoelen (zie inleiding) kunnen persoonsgegevens van contacten uit alle maatschappelijke geledingen worden vastgelegd. Die gegevens worden gebruikt om te verbinden, te ondersteunen, samen te werken of te informeren over relevante zaken die het netwerk betreffen.
De gegevens van andere personen worden gebruikt om u als vrijwilliger of als deelnemer op de hoogte te kunnen houden omtrent de door ons georganiseerde activiteiten. Deze gegevens kunnen ook gebruikt worden om u te informeren over nieuwe activiteiten of uitbreiding van bestaande activiteiten. Ook kunnen wij u informeren over actuele zaken binnen het netwerk of activiteiten buiten het netwerk waaraan u (al dan niet via aanmelding) kunt deelnemen.
Wilt u hiervoor niet benaderd worden? Dan kunt u dit aangeven door contact op te nemen met onze contactpersoon (zie onderaan).

Geloven in de Stad maakt ook gebruik van een website en een periodiek informatiemagazine. Bij artikelen over onze activiteiten kunnen foto’s als sfeerbeelden worden opgenomen, waarbij soms ook herkenbare personen in beeld komen. Mocht u bezwaar hebben tegen het gebruik van een specifieke foto dan kunt u dit aangeven door contact op te nemen met onze contactpersoon (zie onderaan).

Welke grondslagen worden gehanteerd
Wij verwerken alleen persoonsgegevens wanneer wij hier een grondslag voor hebben. Dit zijn één of meer van de wettelijke grondslagen: uitdrukkelijke toestemming, overeenkomst, wettelijke verplichting en gerechtvaardigde belangen.

Wie kunnen er bij uw persoonsgegevens en met wie delen wij uw gegevens
Binnen Geloven in de Stad kunnen uw persoonsgegevens alleen worden geraadpleegd door bestuursleden, medewerkers op kantoor en vrijwilligers, die gelet op hun functie, toegang moeten hebben tot deze gegevens.

Geloven in de Stad verkoopt nooit persoonsgegevens aan derden. Wij delen alleen persoonsgegevens met een deelnemende kerk of organisatie gericht op het netwerkdoel en als er een gezamenlijke activiteit (Geloven in de Stad en de betrokken kerk of organisatie) plaatsvindt.

Het eerder genoemde informatiemagazine wordt door de kerken zelf aan haar leden en bekenden uitgereikt of verstuurd. Geloven in de Stad heeft hiervoor geen adressenbestand.

Op onze website treft u soms links aan naar andere websites. Wij kunnen geen verantwoordelijkheid dragen met betrekking tot het gebruik van uw gegevens door die kerken en organisaties.

Beveiliging en bewaartermijnen
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen. Er zijn geen derden die uw gegevens verwerken.

Uw persoonlijke informatie zal niet langer worden bewaard dan nodig is voor de in dit privacybeleid beschreven doelen. Waar de gegevens gericht zijn op de netwerkdoelen verbinden, ondersteunen en samenwerken is het gerechtvaardigd om hiervoor geen specifieke bewaartermijn te definiëren.
Na afloop van een activiteit worden de gegevens van deelnemers nog twee jaar bewaard om contact met u te kunnen onderhouden. Mocht u uw persoonsgegevens liever niet meer in ons bestand willen hebben, dan zullen wij die gegevens op uw verzoek binnen een maand verwijderen. Alleen uw digitale/ elektronische gegevens waarvoor de fiscale bewaartermijn van zeven jaar geldt, kunnen wij pas na die tijd verwijderen. Na de fiscale bewaartermijn worden uw gegevens in papieren vorm verplaatst naar het historisch archief.

Uw rechten
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar avg @ gelovenindestad.nl. Dit geldt ook als u gebruik wilt maken van uw recht van bezwaar. Bij dat laatste recht kunt u vanwege specifieke redenen bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.
Als wij u niet persoonlijk kennen, kunnen wij u om legitimatie vragen. Wij zullen zo snel mogelijk (en zeker binnen vier weken) op uw verzoek reageren. Het is niet toegestaan om gegevens van derden in te zien.

U kunt zich altijd uitschrijven voor mailingen. Dit kan vanuit de ontvangen mail of via een e-mailbericht aan info @ gelovenindestad.nl.

Heeft u een klacht over hoe wij met uw gegevens omgaan en komt u er met ons niet uit, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Hoe we omgaan met dit privacybeleid
Wij behouden ons het recht voor om van tijd tot tijd ons privacybeleid aan te vullen en/of aan te passen. Check daarom regelmatig de meest recente versie van onze privacyverklaring.

Vragen
Als u nog vragen hebt over ons privacybeleid, neem dat contact op met onze coördinator privacyzaken. Dit is Arnold Vaandering. Hij is bereikbaar via e-mail avg @ gelovenindestad.nl of via post Gedempte Oude Gracht 138, 2011 XA Haarlem.

Deze versie van de privacyverklaring is van 5 juni 2018.